Come Vice Presidente del Marketing, sei incaricato dello sviluppo e l’applicazione della politica di marketing e mezzi di comunicazione del club, con l’obiettivo di incrementare la forza del club, la sua adesione e le opportunità di comunicazione e conduzione per i membri del club al di fuori del club. Sviluppare un budget e un piano di marketing Ci sono molte cose che puoi fare per progettare il tuo club, ma come sempre, il tempo è limitato, i fondi sono ancora più limitati (o addirittura non esistono), e hai bisogno di decidere su cosa focalizzarti. Ovviamente, "su cosa focalizzarsi" dipenderà parecchio da cosa vuoi raggiungere, e quanto ciascuna delle attività è in linea o appropriata a quegli obiettivi. Inoltre, è particolarmente importante non cambiare continuamente gli obiettivi. Se continui a cambiare ogni volta la direzione in cui stai andando, farai solo tanti movimenti apparenti, ma in circolo, e alla fine, ritornerai esattamente dove hai iniziato. Ecco qualche guida pratica su come creare un piano di marketing: 1. Leggi questo articolo e tutte le idee in esso contenute con attenzione. 2. Annota a che punto è il club al momento, e quali sono le problematiche che sta affrontando. Ad esempio: Abbiamo solo uno o due visitatori ogni paio di settimane, questo nuoce alla crescita del club e riduce la prosperità delle riunioni. 3. Prepara una serie precisa di obiettivi basati sui risultato (controlla l’articolo specifico su "obiettivi "SMART"). Questi potrebbero essere due obiettivi, per esempio: 1. Vorrei incrementare l’affluenza per il termine di scadenza di 6 ospiti nuovi per ogni riunione settimanale. 2. Vorrei incrementare la consapevolezza della nostra comunità riguardo al club, in modo che almeno a 2 su 30 persone a caso per strada venga chiesto se ci conoscono. Assicurati che ogni obiettivo abbia una priorità specifica d’importanza. Se dovessi scegliere tra il raggiungere l’obiettivo (1) e l’obiettivo (2), quale dei due sarebbe? 4. Scambia opinioni con i tuoi colleghi Responsabili e i membri del club su eventuali altre idee di marketing che potrebbero avere su come poter raggiungere la summenzionata serie di obiettivi. Le tue attività di marketing non avverranno per caso. Dovrai lottare per ottenere l’attenzione delle persone contro altre organizzazioni commerciali e non profit, o semplicemente contro altre attività. "Perché dovrei venire nel tuo club invece di guardarmi un film a casa, o invece di andare a teatro o a questa lezione sullo yoga"?Una delle attività fondamentali che devi fare a questo punto è un’analisi comparativa della concorrenza. Questo significa: Per ciascuno obiettivo, individuare con chi stai competendo. Determinare in che modo tale competizione sta attirando l’attenzione del tuo pubblico target e quali argomenti sta usando Quali azioni pubblicitarie stanno utilizzando Quanto queste sono efficaci nel raggiungimento di quell'obiettivo Si prega inoltre di tenere a mente che l’efficacia di certe idee ed azioni dipende molto dalla posizione geografica. Per esempio, avere gruppi meetup.com funziona molto bene a Madrid, ma malissimo in altri paesi. Le pubblicità su Facebook funzionano molto bene in Asia e Africa, non tanto in Europa e malissimo in Russia, dove il social network vk.com o Instagram sono più dominanti. 5. Stima quanto sono in linea quelle idee con i tuoi obiettivi, o quanto credi possano aiutare per ciascuno obiettivo. A meno che il club non abbia uno storico ben tenuto di piani e attività di marketing precedenti, sarà difficile impostare numeri specifici per ciascuna attività e obiettivo, basta usare simboli tipo "0", "+", "++"; per indicare quanto quella particolare attività può aiutare con quell’obiettivo. Se sei abbastanza fortunato da avere accesso alle precedenti attività di marketing e ai loro risultati, usa assolutamente quelle informazioni come punto di partenza. Per esempio, nella seguente matrice, il VPM ha stimato che gli eventi su meetup.com aiuterebbero parecchio ad attirare visitatori, ma non molto nel rendere il club più visibile nella comunità. MATRICE DEL marketing Attività di Marketing Incrimentare i visitatori a 6/riunione (Importanza: 4) Incrementare consapevolezza a 2 su 30 (Importanza: 1) 1. Partecipare a Maratone Agora 0 0 2. Annunci su quotidiani locali ++ ++ 3. Annunci di eventi su meetup.com ++ 0 4. Eventi su Facebook + + 5. Mettere il club su Google Maps 0 + 6. Tenere riunioni in luoghi pubblici + + ... 6. Per ciascuna attività, indica quanto impegno e fondi richiederà. MATRICE DEL Marketing Attività di Marketing Impegno (h) / $ (anno) Incrementare i visitatori a 6/riunione (Importanza: 4) Incrementare consapevolezza a 2 su 30 (Importanza: 1) 1. Partecipare a Maratone Agora 1/0 0 0 2. Annuncio su quotidiani locali 5/$600 ++ ++ 3. Annunci di eventi su meetup.com 2/$150 ++ 0 4. Eventi su Facebook 1/$100 + + 5. Mettere il club su Google Maps 2/$0 0 + 6. Tenere riunioni in luoghi pubblici 0/0 + + ... 7. Successivamente, sposta la priorità da quelle attività che portano "il massimo incentivo per le tasche" a quelle che portano il minimo. 8. Infine, decidi quali attività intraprenderai, e distribuiscile nel tempo. Valuta i tuoi risultati Qualsiasi azione intraprendi, dall’invio di un PR al tenere un evento a porte aperte, abbi sempre una serie specifica di obiettivi davanti a te e traccia e valuta i risultati dell’attività. Non convincere semplicemente te stesso che "è andata benissimo", continua invece a ripeterti qualcosa che chiaramente non ha effetto. Applicare gli "Obiettivi SMART" e approcci di Miglioramento Costante. Quanto è costata l’attività? (non solo in termini di denaro, ma anche in termini di tempo, impegno e numero di persone coinvolte) Quali erano gli obiettivi specifici dell’attività? Aumentare i visitatori del club? - Quanti ne hai avuti in più? Raccolta fondi? - Quanto denaro hai raccolto? Aumentare le visualizzazioni della pagina? - Qual è stato il cambiamento? etc. Quali sono state le lezioni apprese? Qual è stato il riscontro? Come può essere incrementata l’efficacia dell’attività, se ripetuta (se ha un senso ripeterla) Se ripeti una campagna o un’azione, cerca di apportare degli adeguamenti controllati. Se modifichi dieci cose e l’efficacia aumenta del 10%, non riuscirai mai a dire quali di questi dieci cose è stata la causa del miglioramento. Strumenti Fondamentali di Marketing In questa sezione, condivideremo alcuni strumenti e idee fondamentali che potresti voler applicare nel tuo club: Crea un indirizzo e-mail del club Uno dei tuoi primi compiti come VP del Marketing, dovrebbe essere quello di garantire che il club abbia il proprio indirizzo e-mail, diverso da qualsiasi e-mail personale. Le credenziali per accedere a quell’indirizzo e-mail dovrebbero essere a disposizione di tutti i Responsabili del Club. Dipende completamente da te dove creare detto indirizzo, potrebbe essere @gmail.com, @outlook.com, ecc. Assicurati che il nome della e-mail contenga il nome del club. Ad esempio, se il tuo nome si chiama "Gli Oratori delle Colline Silenti", alcune buone opzioni dovrebbero essere glioratoridellecollintesilenti at gmail.com, ilclubdellecollinesilenti at gmail.com, ecc. L’e-mail ricevuta è fondamentale e deve essere letta giornalmente. Se possibile, e con l’aiuto degli altri responsabili, cerca di rispondere alle richieste e-mail il giorno stesso, nel momento in cui le leggi. A seconda se puoi contare sull’aiuto di un Gestore della Comunità (Community Manager), è bene creare anche account su diversi social network, quali Twitter, Instagram, Facebook, ecc. Meglio non avere una presenza su di un particolare social network, che avere un account vecchio o abbandonato. Non cercare di coprire più spazio di quanto riusciresti a coprirne in seguito. Idealmente, inizia con il singolo social network più popolare nel tuo paese e i membri a cui ti rivolgi, poi, una volta che viene costantemente e stabilmente aggiornato di contenuti, puoi aprire altri account. Pubblica quell’indirizzo e-mail su tutti i siti online del club e i social network, in modo che chiunque possa entrare in contatto con il club. Si prega di ricordare che potete usare il logo del club solo come immagine dell’avatar/profilo sugli account dei social network, non il logo di Agora Speakers International. Si prega di controllare le Linee Guida del Marchio for details on proper logo usage. Creare un banner del club Avere un banner non è un requisito per i Club Agora. Tuttavia, paga averne uno: Tutti i materiali del tuo club (foto e video) sembreranno molto diversi e più commerciabili con la presenza del banner Potrai portare il banner del club a competizioni e convegni Per i visitatori esteri e le società, un club con un banner sembra molto più stabile e professionale. Il club del banner deve essere stampato usando il formato standard, su materiale resistente (come vinile o tessuto), e con una dimensione molto specifica (76 cm x 122 cm o 2,5' x 4'). Potete scaricare il template dal Portale del Marchio. Potete anche usare il nostro Creatore di Risorse per farlo generare per vostro conto senza dover usare alcun software. Di solito, il costo per stampare un banner non dovrebbe superare $30. Creare Materiali Pubblicitari Un altro compito del VP del Marketing è quello di creare tutti i materiali pubblicitari necessari per il club. Questo include guidare e aiutare il videografo e fotografo sui ruoli della riunione e sulla raccolta, classificazione e utilizzo dei materiali multimediali. È categorico seguire tutte le norme sul marchio quando si creano materiali pubblicitari Crea materiali pubblicitari. Progetta ed esegui campagne pubblicitarie e di sensibilizzazione per le attività del club (o riunioni regolari, riunioni "a porte aperte", o competizioni). Con l’assistenza del Vice presidente dell’Istruzione, pianifica riunioni "a porte aperte" per il pubblico generale e altre campagne per aumentare le adesioni. Creare il catalogo delle risorse multimediali del club Il catalogo delle risorse multimediali del club è uno strumento fondamentale per promuovere il club e dare prova che il sistema funziona. Ecco cosa dovrebbe includere il catalogo del tuo club: Registrazioni e fotografie delle riunioni Video "Prima" e "Dopo" appositamente preparati, che mostrano gli esordi e il progresso attuale di alcuni membri del club. Screenshot o registrazioni di Testimonianze Screenshot o fotografie o registrazioni video di partecipazioni dei mezzi di comunicazione. Creare un elenco di e-mail con i tag (etichette) Un elenco di e-mail è un ottimo strumento per promuovere il tuo club e per aiutare il VP della Conduzione della comunità (Community Leadership) a trovare opportunità di comunicazione e di conduzione esterna per i tuoi membri. Di solito, il tuo provider di internet può aggiungere un supporto di elenco e-mail gratuitamente o ad un costo molto basso. Se non è il caso, puoi usare provider online, tipo emailDodo che ha un’opzione gratuita per elenchi brevi e no profit (sebbene dovrete spiegare il motivo per cui volete gestire un elenco, spiegare da dove prendete le e-mail, e attendere l’approvazione) Una nota sulla privacy A tutti i club, a prescindere dalla loro posizione geografica, viene richiesto di avere una politica della privacy in vigore, che rispetti il RGPD UE. Ciò significa che devi ottenere il consenso esplicito per aggiungere qualcuno alla tua lista di e-mail, edevi indicare chiaramente chi è l'entità che effettua la raccolta (che sarebbe il club), come intendi usare le informazioni raccolte e dare a tutte le persone incluse in essa la capacità di richiedere correzioni da fare al loro inserimento e di essere rimosse da quella definitivamente.Assicurati di tenere una copia della registrazione del consenso. Attività di marketing a basso costo Ecco alcune idee che puoi usare per promuovere il tuo club: Eventi a Porte Aperte - Insieme al VP dell’Istruzione, programma eventi a porte aperte che vengano promossi all’interno della comunità. Seminari - Creare seminari speciali sui soggetti di discorso e conduzione. È ottimale se inserisci quel seminario come parte di un evento che include una riunione del club dopo il seminario, in modo che puoi invitare i partecipanti a rimanere e fare esperienza del sistema. Creare un account gratuito su Google MyBusiness - Questo ti permetterà di inserire il tuo club sulla mappa. Anche se attualmente ti riunisci virtualmente, è una buona strada per la visibilità Maratone Agora - Partecipa ad eventi interclub, quali Maratone e competizioni amichevoli Collegamento incrociato - Cerca altre organizzazioni relative ad aree di attività simili (comunicazione pubblica, conduzione, dibattito, pensiero critico), e suggerisci un collegamento incrociato Assicurati che sia chiaro che tu non stai avallando l’organizzazione collegata, perché questo violerebbe il principio di Neutralità. Taggare o @citare persone interessanti nei post sui social media del tuo club - (Questa attività dovrebbe essere coordinata con il Gestore della Comunità). Taggare persone che potrebbero essere interessate (mezzi di comunicazione, conduttori locali, celebrità, eventuali futuri membri, ecc.) in post interessanti è un ottimo modo per attirare la loro attenzione, fintanto che viene fatto con cautela. Produrre articoli pubblicitari indossabili - Di solito è relativamente economico avere magliette, polo, o maschere stampate. Ci sono anche dei kit che ti permettono di farlo a casa, usando una stampante normale. Conferire premi e attestati a livello club - Membri e ospiti di solito amano postare i loro traguardi sui propri profili social. Annunciare riunioni del club come eventi sulle piattaforme delle riunioni online - Ci sono molte piattaforme del genere, Airbnb, Meetup, CouchSurfing, Internations, ecc. Annuncia lì le riunioni del club e incoraggia attivamente le persone ad aderire. Inutile dirlo, dovresti fare la stessa cosa anche sui normali social network (es.: eventi Facebook) Creare un Google Calendar con il programma delle tue riunioni e condividerlo pubblicamente - Questo permetterà alle persone di vedere facilmente quando e dove si riunisce il tuo club, e di aggiungere quegli eventi al loro calendario con facilità. Lasciare volantini in scuole, università, biblioteche, librerie, centri culturali e comunitari - Poiché Agora è una fondazione educativa no profit, molte istituzioni sono davvero benvenute a collaborare con noi e aiutare i club locali. Contattare imprese locali - Contatta attivamente, insieme al VP della Conduzione della Comunità, le società della tua zona. I programmi di comunicazione pubblica e conduzione commerciale di solito costano migliaia di migliaia di dollari, e tu offrirai loro un metodo comprovato per risparmiare. Questo potrebbe non solo portare nuovi membri al tuo club, ma eventualmente anche un club aziendale tutto nuovo all’interno della società, nonché tante nuove opportunità per i tuoi membri: da interventi in un ambiente professionale, ad opportunità di lavoro in rete, a sbocchi professionali. Di solito è opportuno parlarne con i dipartimenti delle Risorse umane o della Formazione delle società. Creare spillette ed incoraggiare i membri ad indossarle in eventi che non sono del club. Creare materiali pubblicitari - adesivi, tazze, magliette, ecc. Se il vostro club non ha un Gestore della Comunità, puoi svolgere tu alcuni dei suoi compiti Puoi anche applicare tutte le idee espresse nel capitolo "Avviare un nuovo club - Creare il Team". YPotresti essere tentato di farti pubblicità su risorse (gruppi, forum, ecc.) di atre organizzazioni simili ad Agora. Questo di solito non funziona molto bene, quindi procedi con cautela. Molte di queste organizzazioni sono molto settarie e, nel migliore dei casi, avrai perso tempo e denaro, mentre nel peggiore potresti essere colpito da minacce legali. Se proponi idee che funzionano, condividile con noi in modo che possiamo aggiungerle qui e permettere a tutti i club di beneficiarne. Garantire Conformità Come VP del Marketing, è tua responsabilità garantire la conformità del club alle Linee Guida del Marchio Agora e della Comunicazione. Questo include non solo stare attento alle tue stesse comunicazioni, ma anche a quelle del Gestore della Comunità del Club (se c’è), e a quelle dei membri quando questi sono impegnate in attività esterne al club collegate con Agora, quali discorsi di presentazione o seminari in esterno, visitare altre organizzazione, o progetti di conduzione della comunità (community leadership). Contatti Media Contattare i mezzi di comunicazione locali è fondamentale per incrementare la visibilità del tuo club e l’organizzazione nell’insieme. In più, questa attività aiuta enormemente il lavoro del VP della Conduzione della Comunità e il VP per le Adesioni: È molto più facile per il VPCL proporre ad organizzazioni esterne i servizi dei membri del club se il club è stato (ripetutamente) menzionato sui mezzi di comunicazione. È anche molto più facile per il VP per le Adesioni attirare nuovi membri Al giorno d’oggi, i media sono molto più che i “media tradizionali”. I media includono singoli giornalisti freelance, celebrità di blog/vlog, influencer, ecc. Come contattarli Creare un elenco di contatti media, avendo una chiara visione di quali sono i loro interessi, che tipo di pubblico e impegno hanno, ecc. Coltivare rapporti con i professionisti media, prima di averne bisogno. Fornire valore. Non pensare solo a quello che ti serve da quei professionisti, ma anche a come puoi aiutarli, fornendo cose che potrebbero interessare al loro pubblico. Tutti i principi di Ethos, Pathos, Logos si applicano alle comunicazioni con i media, ma in questo caso, quello che deve provare la loro credibilità, autenticità, ecc. è il club stesso. Come corollario a quanto sopra detto, assicurarsi di revisionare tutto quello che invii. Ci sono tantissimi strumenti online gratuiti che fanno un lavoro di controllo ortografico e grammaticale talmente buono, che oggigiorno è una negligenza imperdonabile inviare qualcosa con simili tipi di errori. Non inviare a tutti lo stesso PR o messaggio. Adegua il tuo messaggio alle esigenze di ciascun organo di stampa. Sii persistente, ma non sgradevole. Non arrenderti se non ottieni nessun risultato al tuo primo tentativo.